【会議|意味】会議に対する疑念4つ!改善策ありますか?

入社当社から会議の時間や必要性について疑問を抱くことが多々あり、やはり今もそれは変わりません。

会社の会議の特徴

僕の勤める会社では1つの会議に参加する人数が多く、参加しなくてもいいような人がいるケースもあります。

僕は「参加しなくていい人」の筆頭であり、たまに議事録の作成を依頼される程度の人です。

「会議長いなあ」「また会議か」

そんなふうに感じることがよくあります。

ぼくと同様に、会社の会議のあり方に疑問を持っている方は多いと思います。

なにかいい解決方法などありましたら、情報を共有していただければと思います。

疑念1;大勢で会議をする意味はあるか

古い会社だから僕の会社は会議が好きで、何かと大勢で会議をします。

会議は意思決定や方向性を示すために必要であるとは思うんですが、目的や意味を明確にしないとひとりひとりの時間を奪い、生産性が大きく下がってしまうことになります。

ましてや会議中に寝ている人を見ると、本当に無駄なんだなと思ってしまいます。

ぼくが考える参加人数が多いことの弊害を示します。

  • 議題がそれる
  • 特定の人だけで話す
  • 時間が長くなる
  • 昔話が始まる

これらの理由で結論がまとまらず、何回も同じ会議をやることが多々あり、そのたびに、僕の時間(若手社員)が失われてしまいます。

特に勤続年数が浅いうちはわからないことが多いため、無駄な会議で学びの時間を奪われてしまうのはストレスでしかありません。

疑念2;議事録は必要か

僕の会社では議事録は若手社員が作成することがほとんどです。

「議事録の作成 = 若手社員の仕事」は一般的なんでしょうか?

会議中にわからない言葉が飛び交い、何言ってるかわからない人の発言を拾い議事にするのはかなり大変です。

(声ちいせえ、滑舌わりい・・・)

その結果、上司と部下の間で議事録の修正に時間がかかってしまい、非常に無駄だと感じてしまいます。

議事録を作成せずに、会議の内容をまとめるいい例を紹介します。

クラウドか共有のデータベースの利用

なんかの記事で読んだんですが、会社名は忘れてしまいました。(確かGoogleだったような)

それぞれの参加者の意見や気づきをクラウドか共有のDBに会議終了後に保存するといった例です。

議事録作成者はそれをまとめるだけで、議事録の8割程度は完成すると思われるので、非常にスマートなやり方です。

クラウドや仮想サーバなどテクノロジーの発展を、うまく利用していて働き方改革にも繋がる手法にも考えられます。

議事録を作成しない

これは日産で行われている方法で、会議中に議題に沿った模造紙を作成し、終了後撮影・周知します。

写真は修正等ができないのでその場で議事録完成!素晴らしい!

このような方法をとった背景には、部署間での意見の不一致や議事録作成に時間がかかるのを問題視したからのようです。

この方法のいい点はもう一つ考えられて、「会議の記憶を写真を見て再現できること」が挙げられます。

疑念3;議題・時間は適切か

僕の会社では、時間が余ったので他になんか言っておきたいことありますか?的なことがたまにあります。

こっちは一刻も早く終えたいのに・・・。

月に1回の会議でこれをやると来月の議題も増えることになり、とても無駄です。

対策として以下のことが挙げられそうです。

  • 一つの議題の時間を明確に
  • 内容の理解に努める
  • 責任者を決める

これだけで議題がそれることもないし、時間の短縮になると思われます。

疑念4;結論が出ないもしくはあやふやのまま

僕の会社では結論を先延ばしにしがちです。

何度も同じ内容について話すことが多々あります。(最悪・・・。)

全員が本当のことをわからず「だれが責任取る?」で全員が下を向く瞬間があります。(最悪・・・。)

責任を取るために役職ってのがあるんじゃないの?と思ってしまいます。

おそらく日本の会社全体としてミスをしにくい雰囲気があるから、挑戦は偉くなるほどしにくいのかなと感じます。

結論をすぐ出すためにはどうしたらいいか?を考えたとき、膨大な知識量であったり、決断力が必要であったりすると思います。

そう考えると、僕の会社みたいにゼネラリストを量産する会社じゃ知識が身につかないよなって結論にいつもたどり着きます。

会社の人事制度変えてまで、会議の時間を短縮したいかっていうとそんなに力がありません。

やはり何かを変えるのは下っ端じゃなく力のある人間のやることなんですかねー。

まとめ

僕は会議中に奪われていく時間が嫌で嫌で仕方ありません。

同じような考えをお持ちの方やいい解決策をご存知の方がいましたら、いろいろと教えていただきたいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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